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Dicas para fazer uma gestão de projetos eficiente

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Publicado em 14/03/2021

Uma gestão de projetos eficiente é importante, principalmente, para que todos os projetos sejam cada vez mais usados pelas organizações, bem como para que elas possam atingir bons resultados, trabalhando em equipe.

Daí a importância de saber gerenciá-los. Contudo, ainda é comum vermos empresas estourando prazos e orçamentos, sem cumprirem aquilo que foi originalmente projetado.

Por outro lado, uma boa gestão permite que os problemas sejam solucionados de maneira inteligente, bem como as tomadas de decisão sejam mais assertivas.

Essas práticas garantem um bom planejamento, assim como o início, execução e finalização dos projetos, alcançando resultados muito melhores.

Dicas para fazer uma gestão de projetos eficiente: profissional apontando dados.

Apesar de o trabalho de gerenciamento, de um modo geral, ser algo bastante complexo, ele faz parte do mundo corporativo e não podemos fugir dessa realidade.

E no que diz respeito aos projetos, é necessário avaliar custos, qualidade, tempo e produtividade. As dúvidas mais comuns estão relacionadas à organização da rotina de trabalho, uso melhor do tempo e liderança de equipe.

Além disso, muitos gestores se perguntam como reduzir a demanda de tarefas urgentes que surgem no dia a dia. E a resposta para tudo isso é a gestão de projetos. Portanto, neste artigo, vamos explicar seu conceito, importância e dar algumas dicas.

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos se trata do uso de ferramentas, habilidades e conhecimentos para que tudo seja realizado de maneira eficaz, no que diz respeito aos projetos de uma organização.

Estamos falando de uma estratégia que permite às organizações trabalhar de modo unificado os seus objetivos e os resultados de seus projetos. E isso é fundamental para ser mais competitivo no mercado.

Também é importante para reduzir riscos de fracasso e ter maior controle sobre todas as etapas, assim, é mais fácil garantir a qualidade dos resultados.

Quando uma empresa de sistema de segurança, por exemplo, faz uma boa gestão de projetos, atinge seus objetivos e otimiza seus recursos. E para isso são integradas diversas áreas do conhecimento, como:

  • Gestão de escopo;
  • Gestão do tempo;
  • Gestão da qualidade;
  • Gestão de custos.

É dessa forma que a equipe consegue aumentar o desempenho da empresa e trazer mais valor para o negócio, visto que une todos os alicerces do pensamento empresarial.

Para se ter uma ideia da importância da gestão de projetos, ela possui o PMI (Project Management Institute), uma instituição sem fins lucrativos que divulga as melhores práticas dessa gestão.

Mesmo assim, algumas companhias continuam perdendo tempo e dinheiro por não saberem como gerenciar corretamente seus projetos.

Por outro lado, muitas estão tendo sucesso e amadurecem continuamente seus colaboradores e sua cultura organizacional. Só que para chegar a este nível, é preciso fazer uma boa gestão, e é sobre isso que vamos falar a seguir.

Dicas para sua gestão de projetos

Para alcançar o sucesso de todos os seus projetos, uma fábrica de camisetas promocionais, por exemplo, investe em estratégias indispensáveis, como:

Planejar o projeto

Fazer um planejamento é uma atitude básica, mas, mesmo assim, negligenciada por algumas corporações. O sucesso de um projeto depende do planejamento, e para que ele seja eficiente, é preciso levar em conta alguns aspectos.

O primeiro é identificar quem são os clientes e os stakeholders para compreender seus interesses e expectativas. Feito isso, é o momento de definir o papel e a responsabilidade de cada participante do projeto.

Assim, fica mais fácil estabelecer metas relevantes, alcançáveis, mensuráveis e definir bem os seus prazos. Por fim, estimule um orçamento para cada ação do projeto.

Esses aspectos devem ser discutidos na presença de todos os membros da equipe. As tarefas de maior grau devem constar no início do projeto, visto que isso dará mais tempo para resolver possíveis problemas.

Definir o gerente

Agora é o momento de escolher o profissional que vai gerenciar todo o trabalho envolvido no projeto. Estamos falando de uma liderança mais complexa e com isso com um número maior de responsabilidades.

Dentro das empresas de etiquetas adesivas, por exemplo, é o gestor de projetos quem monta o cronograma, planeja custos, gerencia pessoas, motiva a equipe, dentre outras tarefas pertinentes.

Construir um cronograma

O cronograma deve contar com um escopo detalhado do projeto, independentemente dos custos e do prazo de duração.

Ele evita que a equipe se desvie do que foi planejado e otimiza o tempo de entrega dos produtos e serviços. É como se fosse um mapa, porém, elaborado por meio de planilhas de custos, relatórios financeiros e indicadores de produtividade.

Dicas para fazer uma gestão de projetos eficiente: pessoas discutindo sobre os custos da empresa.

O escopo é dividido em várias partes, o que facilita a gestão de projetos. Ao dividir o escopo em etapas, é possível saber o tempo necessário para executar cada uma delas. E quanto mais detalhada for essa divisão, mais fácil será o gerenciamento.

Fazer monitoramento de custos

O monitoramento de custos é o conhecimento que o gestor de projetos de uma agencia de stands, por exemplo, tem em relação ao quanto, quando e como o orçamento é gasto com cada etapa do projeto.

De modo geral, o ideal é gastar apenas aquilo que a empresa dispõe, sendo assim, cada custo relacionado às etapas deve ser justificado para quem patrocina o projeto. E dentre os exemplos de gastos comuns, temos:

  • Materiais descartáveis;
  • Reuniões;
  • Equipamentos de informática;
  • Horas extras.

Estes e muitos outros são exemplos de custos financeiros comuns em um projeto. Portanto, é necessário orçar suas etapas e monitorá-las.

Promover comunicação eficiente

Uma comunicação eficiente entre todos os membros é fundamental para que o projeto seja bem executado.

Quando alguma alteração é feita ou aparece uma nova demanda, todos devem ser comunicados imediatamente. É dessa forma que uma empresa de paisagismo, por exemplo, mantém total controle e evita surpresas ao longo do caminho.

O gestor também precisa fazer com que os colaboradores se sintam à vontade para esclarecer dúvidas ou apresentar suas sugestões.

Se a comunicação for falha, provavelmente o projeto está correndo risco de fracassar. Portanto, faça com que ela chegue a todos, para que as tomadas de decisão sejam mais assertivas.

Ter objetivos claros e prazos realistas

Um bom gestor de projetos sabe exatamente onde quer chegar ao encerrar um trabalho. Para isso, ele define objetivos claros. Mas quando falamos de objetivos, não falamos de coisas óbvias ou vagas, como contratar colaboradores novos.

Um projeto gera expectativas nos clientes de um escritório de assessoria contabil, por exemplo, e elas devem ser consideradas pelo gestor ao definir os objetivos.

Quanto aos prazos, estes devem ser realistas, uma vez que desrespeitá-los pode gerar atrito entre os membros da equipe e com os próprios clientes, algo que prejudica a reputação da companhia.

A sobrevivência da organização também depende de sua credibilidade. Portanto, defina os prazos no início da semana para entregar os resultados, uma vez que isso mitiga as possibilidades de atrasos.

Os prazos precisam respeitar as características de sua equipe, pois isso mantém os colaboradores motivados e colabora para um ambiente de trabalho mais saudável.

Fazer reuniões semanais

Para evitar baixa produtividade, as empresas de prestação de serviços de contabilidade mantêm a transparência e fazem com que suas equipes entendam quais são as demandas do projeto.

Para isso, são feitas reuniões semanais, que expõem a situação do trabalho, seus impedimentos e prioridades. Ao final das reuniões, o gerente traça planos para cumprir custos e prazos previamente determinados.

Conhecer pontos fortes e fracos da equipe

O sucesso do projeto também depende das habilidades da equipe. Daí a importância de conhecer seus pontos fortes e fracos.

Também é dessa forma que as tarefas serão distribuídas de maneira mais assertiva, considerando as capacidades de cada membro.

Quando o gestor sabe aproveitar os pontos fortes da equipe, conclui as tarefas mais rapidamente e gerencia melhor o tempo. Sem falar que esse aproveitamento também aumenta as chances de o projeto ser bem-sucedido.

Automatizar tarefas

Por fim, a informática e a tecnologia são verdadeiras aliadas da gestão de projetos, visto que possibilitam a automação de trabalhos rotineiros em cada etapa.

Assim, uma empresa especializada em serviço de consultoria fiscal, por exemplo, ganha mais eficiência e praticidade.

Ademais, o trabalho com sistemas informatizados agiliza a comunicação entre todos os membros da equipe, dispensa o uso de impressões e facilita a entrega aos clientes.

Conclusão

Neste artigo, você conheceu as principais dicas para fazer uma boa gestão de projetos dentro do seu negócio. E por meio delas, com certeza, a sua empresa terá ótimos resultados.

Contudo, não podemos nos esquecer de que ao longo do projeto algumas prioridades podem mudar. Então, é fundamental revisar constantemente aquele planejamento que você fez.

Fazendo isso, fica mais fácil seguir as outras estratégias e executar os trabalhos de maneira mais prática, eficiente e alcançando os objetivos propostos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.