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Dicas para gerir os processos de sua empresa

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Publicado em 27/09/2021

Uma empresa passa por diversos processos diariamente, e saber realizar o gerenciamento deles de maneira eficaz, rápida e o mais fluida possível é parte das obrigações e necessidades de um negócio, mesmo que seja difícil.

Para que isso ocorra, existem diversas dicas e orientações de como gerir os processos de sua empresa de maneira adequada e eficiente, que mostra como o impacto que uma boa gerência pode causar e como você só tem a ganhar quando tudo está em seu devido lugar.

Empreender não é uma tarefa nem um pouco fácil, seja sua empresa um escritório de assessoria contábil ou uma grande logística, desafios o aguardam todos os dias, caso os processos não estejam muito bem definidos e organizados, problemas irão surgir.

Dicas para gerir os processos de sua empresa: equipe trabalhando e discutindo estratégias.

Portanto, quanto mais organizada e precisa estiverem as informações e os processos produtivos e administrativos do seu negócio, melhor ele se sairá frente aos desafios que o mundo corporativos te impõe e frente às vontades dos clientes.

Com a chegada do meio digital, é possível dizer que os negócios foram expandidos e que não se prendem apenas ao meio físico, ou seja, além de se preocupar com as demandas padrões, ainda é necessário pensar em como se expandir na internet.

Muitas empresas adotam e preferem contratar serviços de terceirização gestão financeira ou em outras áreas para ajudar nesses processos. Independentemente da estratégia que for utilizar, o importante é adotar o conceito de mundo organizacional.

O mundo digital requer cada vez mais atitude, velocidade, eficiência e dinamismo. As coisas mudam muito rápido, principalmente o interesse dos clientes e está aí mais um motivo para manter os processos de sua empresa totalmente organizados.

Quanto mais rápido o seu negócio atender às demandas dos clientes, mais rápido irá se adequar ao mercado, e dificilmente, mesmo que seja uma consultoria telefonia empresarial, conseguirá tal feito sem ter os processos muito bem definidos.

Porém, como fazer isso de maneira simples, eficiente e continuar produzindo seus produtos e serviços dentro da empresa? A resposta dessa e de muitas outras perguntas pode ser conferida nos tópicos a seguir.

O impacto dos processos empresariais

Todas as empresas possuem algum processo, não importa o quão mínimo seja o serviço prestado. Até mesmo o simples fato de atender a um cliente requer um processo de conversa e descoberta para agradá-lo da melhor forma possível.

Sendo assim, pode-se dizer que não apenas o que você produz e comercializa, mas a maneira como você faz isso também impacta muito no resultado final de uma organização, independente se faz isso com conversa ou utilizando um software gestão de facilities.

Por isso, se preocupar em como oferecer o que o cliente busca de maneira rápida e efetiva, além de proporcionar uma experiência única e satisfatória, é um enorme desafio e o seu negócio deve estar preparado para isso.

É possível apontar e dizer que existem alguns pilares de como chegar a esse nível, quanto melhor estruturados eles tiverem, melhor será o resultado final.

Entre eles, podemos destacar:

  • Mapa do processo;
  • Investimento em tecnologia;
  • Tempo investido para o desenvolvimento;
  • Maneira como é apresentado ou finalizado.

Claro que isso pode variar de empresa para empresa, mas os pilares de como deve ser estruturado os processos de seu negócio são esses.

Quando falamos em tecnologia, seja um sistema de gestão para franquias ou um software novo, isso significa que você tem disponível as ferramentas necessárias para realizar o processo de maneira mais rápida.

Quanto mais tecnologia e melhor empregada for, é muito mais provável que melhor desenvolvidos serão os processos, ou ao menos, a parte manual deles.

Entretanto, isso não significa que a parte estrutural, como o processo funciona ou como ele deve ser desenvolvido, a engenharia por trás deles não deve ser levado em consideração ou igualmente levado a sério.

Como gerir os processos?

Para saber se deve ou não aplicar um software para controle de estoques em seu negócio ou se pode melhorar e otimizar o tempo que leva para desenvolvê-los, separamos algumas dicas que podem ser essenciais para essa mudança de direção em sua empresa.

01 - Mapeie os processos

O primeiro passo para ter um gerenciamento mais efetivo dos processos de sua empresa é mapear todos eles, sem exceção. Em outras palavras, antes de verificar o que precisa ser feito, é necessário saber o que está sendo feito.

Dicas para gerir os processos de sua empresa: homem jogando um game no computador.

Dessa forma, você irá identificar cada uma das etapas que compõem o processo, qual processo é realizado em cada uma delas e como ele é realizado, fazendo então que se tenha uma visão macro e micro de todo o mapa.

A implantação programa 5s pode ocorrer depois desse processo. Entenda o que está lidando primeiro para depois encontrar uma solução. Essa estratégia em si já é um processo: entender, estudar e buscar soluções.

02 - Não se apegue ao passado

É extremamente comum que alguns profissionais fiquem resistentes a algumas mudanças que serão realizadas em prol de melhorar o ambiente organizacional e deixar os processos mais harmônicos e organizados.

Para isso, é importante buscar mudar a cultura da empresa e estar em constante mudança, caso seja necessário.

Isso não significa que alguns hábitos antigos não sejam melhores, apenas que o negócio em si tem de estar pronto e disposto a mudar algo, caso seja necessário.

Assim como pode ser preciso mudar um software de gestão por outro, algumas atitudes de sua empresa também precisam mudar, além de atitudes de colaboradores.

A empresa precisa se adaptar sempre, caso contrário, não conseguirá acompanhar o ritmo do mundo atual.

03 - Comunicação interna é fundamental

A comunicação é a chave para qualquer tipo de relacionamento, sejam os pessoais ou profissionais, e para que os processos dentro da sua empresa funcionem de forma simples e o mais funcional possível, é necessário que haja muita comunicação entre os departamentos responsáveis.

Seja no envio de um e-mail ou nas informações passadas através de reuniões, quanto melhor for a comunicação interna dos colaboradores, melhor será o desenvolvimento do projeto e mais eficientes serão os processos que o englobam.

Se a equipe e os responsáveis por alguma parte do processo não estão em harmonia, pode ser que aconteçam alguns desencontros de objetivos, causando empecilhos e obstáculos que podem atrasar ou comprometer o andamento.

Se o processo seguinte depender que o atual esteja pronto, compromete o projeto por inteiro, podendo causar mais custos para empresa e mais demora na entrega final ao cliente, o que, com toda certeza, não é algo bom nem aconselhável.

04 - Utilize a tecnologia ao seu favor

A tecnologia está aí para ser usada ao seu favor, e atualmente é um grande erro não aproveitar que o mundo está muito mais rápido e dinâmico como forma de desenvolver e aprimorar a efetividade dos seus processos.

Existem diversos softwares e programas que ajudam na colaboração entre os funcionários, como o sistema de gestão de ativos, que ajuda a melhorar a comunicação para que o projeto e o processo sejam concluídos com eficácia.

Existem também sistemas e tecnologias que aumentam a produtividade ou otimizam o tempo dos colaboradores. Esse segundo é essencial para qualquer empresa, principalmente nos dias de hoje.

O tempo gasto em um processo, quando otimizado, pode ser aplicado em outras funções que demandam um maior tempo ou que necessitam de mais atenção.

Imagine o tempo que pode ser otimizado se cada colaborador da empresa conseguir 30 minutos extras de uma tarefa?

Pode parecer pouco, mas quando aplicado da maneira certa ao longo de um mês, por exemplo, pode causar uma diferença enorme nos resultados da empresa.

Diante disso, o seu negócio deve gerenciar bem esse ritmo e utilizá-lo como vantagem frente aos concorrentes.

Considerações Finais

O texto de hoje abordou diversas dicas e orientações de como gerir os processos de sua empresa, buscando sempre a forma mais eficiente, otimizando tempo, espaço, e se possível, escolhendo a alternativa que tenha menos gastos.

Qualquer tipo de processo precisa sempre ser bem estruturado e pensado de forma a ajudar a impulsionar a empresa e fazê-la conseguir mais espaço, aumentando sua relevância no ramo de atuação e no mercado para qual produz ou oferece serviços.

Portanto, utilize as informações disponibilizadas ao longo do texto como orientação e pesquise por outras formas igualmente eficazes de gerenciar os processos internos de seu negócio, adaptando tudo a realidade da sua organização.

Existem diversos aspectos como ramo, porte e objetivos da empresa, mas o ideal é conciliar a essência da sua marca com o que é necessário para que ela se desenvolva mais e consiga ser uma empresa de ainda mais sucesso.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.